Im Folgenden sind Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems zusammengefasst, insbesondre wenn eine Verdachtsmeldung per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen bei dem Beauftragten der internen Meldestelle der SKOPOS GROUP abgegeben wird.
Der Datenschutzhinweis sollte vor der Abgabe einer Meldung durchgelesen werden.

Art der erfassten personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Grundlage.
Wir erfassen die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen, wenn eine Verdachtsmeldung über das Hinweisgebersystem eingereicht wird:

• Namen,
• Kontaktdaten,
• Ob Sie Mitarbeitender von SKOPOS sind und
• Die Tatsache, dass Sie eine Verdachtsmeldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
• Gegebenenfalls die Namen von Personen und andere personenbezogene Daten der in der Verdachtsmeldung genannten Personen

Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung/Rechtsgrundlage

Das Hinweisgebersystem dient der sicheren und vertraulichen Entgegennahme und Verarbeitung von Informationen über (vermutete) Verstöße gegen Gesetze oder interne Vorschriften zum Nachteil von SKOPOS. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems basiert auf dem berechtigten Interesse von SKOPOS an der Aufdeckung und Verhinderung von Missständen und der damit verbundenen Vermeidung von Schadens- und Haftungsrisiken für SKOPOS, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO in Verbindung mit §§ 30, 130 OWiG.
Bisher ist die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Hinweisgebersystems auch zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Im Hinblick auf eine Verdachtsmeldung über einen vermuteten Verstoß eines Mitarbeitenden von SKOPOS dient die Verarbeitung auch der Vorbeugung von Straftaten oder anderen Rechtsverstößen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, § 26 Abs. 1 BDSG.
Die Verarbeitung übermittelter personenbezogener Daten innerhalb des Hinweisgebersystems kann auch auf einer Einwilligung basieren, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Hinweisgebende Personen legen freiwillig ihre Identität gegenüber SKOPOS offen, dazu benötigen wir die jeweilige Einwilligung.
Die Identität wird während der internen Bearbeitung und während möglichen außergerichtlichen bzw. -behördlichen Schritten eines eventuellen Ermittlungsverfahrens vertraulich behandelt. Wir können aber nicht ausschließen, dass es erforderlich ist die Identität in der Kommunikation mit Behörden und/oder Gerichten offenzulegen.
In bestimmten Fällen besteht für SKOPOS zudem die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobene Vorwürfe spätestens innerhalb eines Monats zu informieren, gem. § 14 Abs. 3 lit. A DS-GVO.
Bitte beachten Sie, dass SKOPOS keine Einwilligung benötigt, sofern es personenbezogene Daten betrifft, die im Rahmen der Sachverhaltsschilderung angeben wurden, insbesondere bei der Beschreibung der jeweiligen Beteiligung an den bzw. Betroffenheit durch die geschilderten Vorgänge.
Insoweit erfolgt die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses von SKOPOS, von Mitarbeitenden begangene Straftaten und schwere Regelverletzungen aufzuklären, abzustellen und zu ahnden.

Es besteht das Recht die Einwilligung in die Verarbeitung des Namens in der Eigenschaft als hinweisgebende Person mit Wirkung für die Zukunft jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

Bitte senden Sie den Widerruf an folgende Adresse:
SKOPOS Institut für Markt- und Kommunikationsforschung GmbH & Co. KG
Hans-Böckler-Straße 163, 50354 Hürth
Interne Meldestelle
E-Mail: meldestelle(at)skopos-group.de

Im Fall des Widerrufs wird SKOPOS die in der Einwilligungserklärung genannten Daten (Namen, Kontaktdaten und die Tatsache, dass Sie die Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben) unverzüglich löschen. Der Inhalt der über das Hinweisgebersystem getätigten Meldung wird weiterverwendet, ohne dass die hinweisgebende Person genannt wird.
Sofern die Prüfung der Meldung ergibt, dass diese vorsätzlich falsch getätigt wurde, kann es sein, dass SKOPOS rechtlich zu einer Archivierung verpflichtet ist oder eine weitere Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.

Verantwortliche Stelle für Verdachtsmeldungen

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist der Datenschutzbeauftragte.
Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der SKOPOS beschränkt ist.
SKOPOS hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten direkt kontaktieren:

SKOPOS Institut für Markt- und Kommunikationsforschung GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
E-Mail: datenschutz(at)skopos-group.de

Vertrauliche Behandlung von Verdachtsmeldungen

Eingehende Informationen werden von den Beauftragten der Meldestelle (einer kleinen Gruppe ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeitender der Compliance Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten von SKOPOS) bearbeitet und in jedem Fall vertraulich behandelt. Die Beauftragten der Meldestelle überprüfen den Sachverhalt und können weitere fallbezogene Untersuchungen durchführen.
SKOPOS ist nach dem Datenschutzgesetz in bestimmten Fällen verpflichtet, eine/n Verdächtige/n über die gegen ihn erhobenen Vorwürfe zu informieren. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung in Fällen, in denen objektiv nachgewiesen werden kann, dass die Weitergabe von Informationen an den/die Verdächtige/n keine nachteiligen Auswirkungen mehr auf die betreffende Sonderprüfung haben kann.
Soweit rechtlich möglich, wird die Identität der hinweisgebenden Person – soweit dies im Einklang mit Art. 14 Abs.3 lit.a DSGVO zulässig ist – nicht offengelegt, und es werden zudem Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass keine Rückschlüsse auf die Identität der hineingebenden Person gezogen werden können.
Die Vertraulichkeit kann nicht gewährleistet werden, wenn vorsätzlich unrichtige Informationen mit dem Ziel der Diskreditierung einer Person übermittelt werden (Denunzierung).
Während der Bearbeitung einer Verdachtsmeldung oder der Durchführung einer Sonderuntersuchung kann es erforderlich werden, Verdachtsmeldungen an weitere Mitarbeitende von SKOPOS oder ihrer Tochtergesellschaften und deren Mitarbeitenden weiterzuleiten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sich die Verdachtsmeldung auf Aktivitäten in Tochtergesellschaften von SKOPOS beziehen.
Bei der Weitergabe von Verdachtsmeldungen achten wir stets auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Weitere mögliche Empfängerkategorien sind Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, andere Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie Rechtsanwaltskanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die von SKOPS beauftragt wurden, soweit dies gesetzlich oder datenschutzrechtlich vorgeschrieben ist.
Alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Dokumentationen über Verfahren müssen drei Jahren nach Abschluss eines Verfahrens gelöscht werden. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Betroffenenrechte der betroffenen Person

Gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen haben die hinweisgebende Person und die in der Verdachtsmeldung genannten Personen ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Widerspruchsrecht

Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der jeweiligen besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung einer Verdachtsmeldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Widerrufsrecht

Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Zu beachten sind in diesem Zusammenhang die Informationen unter „Zweck des Hinweisgebersystems und Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage“.

Sollten allgemeine Fragen zu diesem Datenschutzhinweis oder zur Verarbeitung personenbezogenen Daten durch SKOPOS bestehen, können diese an folgenden Kontakt gestellt werden:

SKOPOS Institut für Markt- und Kommunikationsforschung GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
E-Mail: datenschutz(at)skopos-group.de